EPB-stavingsstukken: welke bewijsstukken moet u tijdens de werken bewaren?

Wat zijn EPB-stavingsstukken?

Stavingsstukken zijn documenten, foto's, metingen of andere gegevens waarmee de EPB-verslaggever kenmerken van het werkelijk uitgevoerde gebouw kan onderbouwen. Ze kunnen bijvoorbeeld aantonen welk isolatiemateriaal werd geplaatst, welk toestel werkelijk werd geïnstalleerd of welke technische eigenschappen een systeem heeft.

De EPB-verslaggever is verantwoordelijk voor een correcte rapportering van de reële uitvoering. De aangifteplichtige verzamelt daarom tijdens het project de nodige bewijsstukken en bezorgt die aan de verslaggever.

Waarom zijn bewijsstukken belangrijk voor de EPB-berekening?

De EPB-rekenmethode bevat voor verschillende eigenschappen standaardwaarden of waarden bij ontstentenis. Wanneer een project een specifieke, meer gedetailleerde waarde wil laten meerekenen, moet die waarde voldoende onderbouwd kunnen worden.

Geen voldoende bewijs betekent niet automatisch dat het volledige EPB-dossier ongeldig is. Wel kan een specifieke gunstige waarde mogelijk niet worden gebruikt en moet de verslaggever voor dat onderdeel rekenen met de toepasselijke standaardwaarde, de waarde bij ontstentenis of de minst gunstige verdedigbare aanname.

Welke documenten kunnen als stavingsstuk dienen?

Welke combinatie nodig is, hangt af van het onderdeel dat moet worden aangetoond. Er bestaat dus geen universeel lijstje dat voor ieder project automatisch voldoende is.

• Facturen waarop het werkelijk geplaatste product of toestel voldoende herkenbaar is.
• Technische fiches en productfiches van de gebruikte materialen of installaties.
• Foto's tijdens de uitvoering waarop materiaal, plaatsing en locatie herkenbaar zijn.
• Plannen en as-builtdocumenten die overeenstemmen met de werkelijk uitgevoerde toestand.
• Berekeningen en dimensioneringsnota's wanneer die voor een specifieke EPB-invoer nodig zijn.
• Meet- en testrapporten, bijvoorbeeld wanneer een gemeten prestatie in de EPB-berekening wordt gebruikt.
• Lastenboeken die aantoonbaar aan het concrete project gekoppeld zijn.
• Goedgekeurde offertes wanneer ze samen met andere bewijsstukken de effectieve uitvoering kunnen aantonen.

Eén document is niet altijd voldoende

Een productfiche kan bijvoorbeeld aantonen welke technische prestaties een bepaald isolatiemateriaal heeft, maar bewijst op zichzelf niet noodzakelijk dat dat materiaal ook effectief in uw gebouw werd geplaatst. Omgekeerd kan een foto de plaatsing aantonen zonder dat alle technische producteigenschappen erop terug te vinden zijn.

Daarom bestaat een goede staving vaak uit een combinatie van documenten: bijvoorbeeld een factuur, productfiche en foto's van de uitvoering.

Welke verklaringen zijn niet voldoende?

Een verklaring van de eigenaar, aannemer, architect, installateur of fabrikant dat een bepaalde eigenschap of plaatsing aanwezig is, heeft op zichzelf niet dezelfde bewijskracht als een geldig stavingsstuk. Technische eigenschappen en de effectieve toepassing in het project moeten voldoende objectief aantoonbaar zijn.

Maak foto's vóór onderdelen verdwijnen

Vooral bij onderdelen die later niet meer zichtbaar zijn, zijn foto's tijdens de uitvoering bijzonder nuttig. Denk bijvoorbeeld aan isolatie vóór de afwerking, leidingen in vloeren of wanden, bepaalde aansluitdetails en andere constructieonderdelen die na de werken niet meer eenvoudig gecontroleerd kunnen worden.

Praktische tip: fotografeer niet alleen een detail van het materiaal. Maak ook een overzichtsfoto waarmee duidelijk is waar in het gebouw de foto werd genomen. Bewaar daarnaast productlabels, verpakkingsgegevens of andere identificatiegegevens wanneer die relevant zijn.

Wat gebeurt er bij onvoldoende stavingsstukken?

Wanneer een bepaalde eigenschap niet kan worden vastgesteld via een visuele controle en ook niet voldoende wordt aangetoond met stavingsstukken, kan de verslaggever die eigenschap niet zomaar aannemen. Afhankelijk van de EPB-rekenregel moet dan een standaardwaarde, een waarde bij ontstentenis of de minst gunstige verdedigbare waarde worden gebruikt.

Dat kan gevolgen hebben voor de berekende energieprestatie. In sommige dossiers kan onvoldoende bewijs er bovendien toe leiden dat moeilijker kan worden aangetoond dat aan een bepaalde EPB-eis is voldaan.

Wacht niet tot de EPB-aangifte

Stavingsstukken worden best tijdens het volledige bouwproces verzameld. Op het einde van de werken nog proberen te reconstrueren welk product achter een wand of onder een vloer werd gebruikt, is vaak moeilijk of onmogelijk.

Spreek daarom bij de start van het project met uw EPB-verslaggever af welke informatie tijdens de uitvoering moet worden bijgehouden. Zo weten bouwheer, architect, aannemer en installateurs tijdig welke documenten of foto's nodig kunnen zijn.

Stavingsstukken in de Energieprestatiedatabank

Sinds 2023 moet de EPB-verslaggever de belangrijkste stavingsstukken uit het technische EPB-dossier ook opladen in de Energieprestatiedatabank. Dat geldt niet alleen voor nieuwe dossiers vanaf 2023: de verplichting speelt ook bij relevante lopende dossiers wanneer de EPB-aangifte wordt afgewerkt.

De verslaggever bewaart daarnaast een technisch EPB-dossier met de informatie waarop de definitieve aangifte gebaseerd is.

Hoe kan Prevebo u helpen?

Prevebo volgt als EPB-verslaggever de energieprestatie van het project op en geeft aan welke projectgegevens nodig zijn voor een correcte EPB-rapportering. Door stavingsstukken tijdens de werken te verzamelen, kan de definitieve aangifte worden gebaseerd op de werkelijk uitgevoerde materialen, installaties en prestaties.

Start u met een nieuwbouw- of renovatieproject? Betrek uw EPB-verslaggever tijdig, zodat duidelijk is welke gegevens en bewijsstukken tijdens de uitvoering moeten worden bijgehouden.